○西置賜行政組合文書管理規程
平成10年6月1日
訓令第1号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第7条)
第2節 文書管理組織(第8条―第11条)
第2章 文書の収受及び配付(第12条―第16条の2)
第3章 文書の起案及び決裁(第17条―第27条)
第4章 文書の施行及び発送(第28条―第32条)
第5章 文書の整理保存及び廃棄(第33条―第43条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるものを除くほか、本組合の文書の管理に関し必要な事項を定め、文書事務の適正かつ効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課 次に掲げる課等をいう。
イ 西置賜行政組合行政組織規則(昭和62年規則第3号)に規定する事務局及び養護老人ホームおいたま荘
ロ 西置賜行政組合消防本部の組織に関する規則(平成5年規則第3号)に規定する課、室及び消防署、分署をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の文書をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 普通文書 特殊文書、図書印刷物及び個人あての文書以外の文書をいう。
(5) 特殊文書 親展文書、秘密文書及び特殊郵便物をいう。
(6) 図書印刷物 定期又は不定期刊行物をいう。
(7) 個人あての文書 職員個人あての封書(明らかに私信と認められるものを除く。)をいう。
(8) 親展文書 内容を受信者以外の者に秘するため、封筒等に「親展」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(9) 秘密文書 その事案が外部の者に秘さなければならないものであるため、「秘」又はこれに類する用語の表示をした文書をいう。
(10) 特殊郵便物 書留、配達証明及び内容証明等の特殊扱い郵便物並びに電報をいう。
(11) 起案文書 決裁を求めるため起案した文書をいう。
(12) 合議文書 その事案が起案課の所掌事務に関する起案文書で関係課の決裁を求めるため回付した文書をいう。
(13) 供覧文書 参考のため若しくは指示を受けるため上司又は関係課の閲覧に供するものをいう。
(14) 発送文書 決裁文書に基づき郵送、使送等の方法により一定の手続きにより庁外に送達するものをいう。
(15) 完結文書 一定の手続きに従つて施行され、かつ事案の処理を完結したものをいう。
(16) 未処理文書 収受又は配付された文書で、処理がなされないままになつている文書をいう。
(17) 未完結文書 起案した文書で、いまだ決裁に至らず又は決裁を得たが、未だ施行されずかつ事案の処理が完結しないものをいう。
(18) 収受 庁外から送達された文書及び郵便物をその事務を所管する課(以下「主務課」という。)において一定の手続きに従つて受領することをいう。
(19) 配付 文書を組合内で送達することをいう。
(20) 郵送 文書を郵便により庁外に送達することをいう。
(21) 使送 文書を職員により直接相手方に送達することをいう。
(22) 返送 誤つて送達された文書又は郵便物を差出人に送達することをいう。
(23) 保存 完結した文書を主務課において整理しておくことをいう。
(24) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であつて、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。
(平29訓令1・一部改正)
(事務処理の原則)
第3条 事務の処理は、文書によつて行うことを原則とする。
2 文書による事務の処理は、別に定めるところにより決裁を受けて行うものとする。
3 文書の整理は、迅速かつ適正に行わなければならない。
(文書記述の原則)
第4条 文書を作成するときは、平易、簡素、かつ明確に表現するよう努めなければならない。
2 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令に定めのあるもの又はその他縦書きを要すると認めたものは、この限りでない。
(文書取扱いの原則)
第5条 文書は、常にていねいに取扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2 文書の汚損がはなはだしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。
(秘密保持の原則)
第6条 秘密文書は、特に注意を払つて取扱い、部外の者又は当事者以外の目にふれる箇所に放置してはならない。
2 秘密文書を保存する必要がなくなつたときは、裁断その他確実な方法により破棄しなければならない。これを作成する場合に用いた原稿、謄写用原紙及び資料等についてもまた同様とする。
(平29訓令1・一部改正)
(文書整理保存の原則)
第7条 文書は、簿冊に整理し、文書名一覧表(様式第1号)に記載の上、書棚等に収納し保存しなければならない。
第2節 文書管理組織
(文書主管課長)
第8条 事務局長は、本組合における文書の管理に関する事務を統括する。
2 事務局長は、各課等の文書整理が円滑かつ適正に行われるよう指導しなければならない。
3 消防本部総務課長は、消防機関における文書の管理に関する事務を掌理する。
(課の長の責務)
第9条 課の長(以下「課長」という。)は、常に課内における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第10条 課に文書取扱主任1名を置く。
2 文書取扱主任は、課の補佐をもつて充てる。ただし、複数の補佐を置く課又は補佐を置かない課にあつては課長が指名した者とし、必要と認めるときは、複数の者を指名することができる。
3 文書取扱主任は、文書の整理及び保存の状況を常に把握し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めるとともに、次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受及び配付に関すること。
(2) 文書事務処理の促進に関すること。
(3) 文書の保存及び破棄に関すること。
(4) その他課内の文書整理に関し必要なこと。
(平29訓令1・一部改正)
(文書管理担当者)
第11条 文書取扱主任の下に文書管理担当者1名を置く。ただし、文書の発生量が少ないため、文書管理担当者を置く必要がないと認められるときは、文書管理担当者を置かないことができる。
2 文書管理担当者は、課長が指名した者とする。
3 課長は、前項に規定する文書管理担当者を指名したときは、直ちに職氏名を事務局長に通知しなければならない。
4 文書管理担当者は、前条第3項に規定する事務に関し、文書取扱主任を補助するものとする。
第2章 文書の収受及び配付
(平29訓令1・改称)
(文書の受領)
第12条 組合に到達した文書(機関又は課に直接到達した文書を除く。)は、事務局長が受領し、封筒等に受付印(様式第2号)を押印するものとする。
2 郵送により送達した文書に郵便料金の未納又は不足があるときは、課長が適当と認めた場合に限り、その未納又は不足の料金を納付して当該文書を受領することができる。
3 到達した文書が次の各号の一つに該当するときは、当該文書の受領を拒否することができる。
(1) あて先が組合の機関と認められないもの
(2) 退職者あてのもの
(3) 該当者が見当たらないもの
4 課に直接到達した文書は、主務課で処理するものを除き、直ちに事務局(消防機関にあつては消防本部総務課)に回付しなければならない。
(受付時刻の記載)
第13条 受領した文書のうち訴訟、異議申立等受付の日時が権利の得失に関係ある文書を受領したときは、受領者は、封筒等に受付時刻を記載するとともに認印しなければならない。
(組合の休日における文書の受領)
第14条 組合の休日(西置賜行政組合の休日を定める条例(平成3年条例第6号)に定める休日)に到達した文書は、日直又は当直の職員が受領し、次の各号に定めるところにより処理し、日直又は当直終了後確実に所定の引き継ぎをしなければならない。
(1) 内容証明及び配達証明並びに持参人が権利の得失に関係のある旨を表明した文書は、当該文書の封筒等に到達日時を記載し、認印する。
(2) 受領した文書で電報その他緊急の処理を要すると認められるものは、電話等により直ちに関係者に連絡する。
(3) その他の文書は結束しておく。
(文書の配付)
第15条 事務局長又は消防本部総務課長は、受領した文書(特殊文書を除く。)を連絡箱等により主務課に配付しなければならない。
2 事務局長は、一般文書が管理者又は組合あてであるときは、当該文書を開封した後、主務課に配付するものとする。
3 事務局長は、特殊文書を受領したときは封筒等に組合の受付印を押印し、特殊文書収受簿(様式第3号)に記載の上、主務課の文書取扱主任に配付し、受領印を徴するものとする。
(平29訓令1・一部改正)
2 文書取扱主任は、配付を受けた文書に文書処理カード(様式第4号の2)を貼付し、課長の査閲に供さなければならない。ただし、定例又は軽易な文書は、事案担当係長に配付するものとし、親展文書及び個人あての文書は名あて人に直接配付するものとする。
3 課長は、配付された文書を査閲し、自ら処理するもののほか、その文書に関する事務を所管する係又は担当、保存期間、供覧先、回覧先及び必要な事項を指示した上、文書取扱主任に回付する。
4 文書取扱主任は、前項により回付を受けた文書を担当係長に回付する。
5 担当係長は、回付を受けた文書を課長の指示に基づき自ら処理するもののほか、必要な事項を指示した上、当該文書を担当者に回付するものとする。
6 担当者は、当該回付に係る文書を上司の指示事項により速やかに処理するものとし、処理を要しない文書については、直ちに文書取扱主任に引き継がなければならない。
7 文書取扱主任は、収発文書管理簿によつて常に文書の処理状況のは握に努めなければならない。
8 文書取扱主任は、配付を受けた文書で主務課の所管でないと思われるものは、速やかに事務局(消防機関にあつては消防本部総務課)に返付しなければならない。
(平29訓令1・一部改正)
(受信した電子文書の処理)
第16条の2 インターネットにより受信した電子文書のうち業務に関するもの(軽易なものを除く。)は、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 文書取扱担当者は、電子署名が行われた電子文書の送達を受けたときは、電子署名の検証を行うとともに、前2項の処理を行うものとする。
(平29訓令1・一部改正)
第3章 文書の起案及び決裁
第18条 文書の起案は、次の各号に定めるとおり行わなければならない。
(1) 起案は、原則として一事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(2) 緊急を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について特殊の取扱いを要するものは、起案用紙にその旨を朱書すること。
(3) 文書を起案するときは、第38条による保存期間を記載するとともに、当該文書を綴る簿冊名を記入すること。
(4) 決裁区分には、専決権者名を明らかにしておくこと。
(5) 情報公開区分は、該当する区分の□欄にレを記入するとともに、非公開にあつてはその根拠条項、時限秘にあつてはその内容を記載すること。
(6) 金額の訂正その他特に重要なものを加除訂正する場合には、二線で訂正し、訂正者は訂正箇所に認印すること。
(平29訓令1・一部改正)
(回議及び決裁)
第19条 起案文書は、起案者から順次直属上司の回議を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。
(代決)
第20条 規則等の規定に基づき、その事務を代決したときは「代」と記入し、押印するものとする。
(決裁年月日)
第21条 起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに当該起案文書の所定の欄に決裁年月日を記載しなければならない。
(合議)
第22条 起案文書で他の課の所掌事務に関係し、その承認又は調整等を必要とする場合は、主務課長の決裁を経て関係課長等に合議しなければならない。
2 合議を受けた課長等は、直ちに査閲しすみやかに同意、不同意を決するよう努めなければならない。この場合において検討に日時を要するときは、あらかじめ起案者に連絡しなければならない。
3 合議を受けた事項について疑義又は異議があるときは起案者と連絡協議し、なお協議が整わないときは、起案者は双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。
第23条 起案文書で次の各号に掲げる事項を内容とするものは、事務局長に合議し、その文書の審査を受けなければならない。
(1) 議会に提出する議案
(2) 規則、訓令、告示及び公告に関するもの
(3) 管理者名をもつて発する行政処分で重要なもの
(4) その他重要、異例、新例に属するもの
(文書の認印)
第24条 合議先の認印は、係長以上とする。ただし、審査又は記録を要するもの、その他特に必要があるものについてはこの限りでない。
(重要文書等の持回り)
第25条 緊急、秘密又は説明を要する文書は、起案者又はその上司が持ち回りし、回議又は合議を行うことができる。
第26条 合議済文書を廃案したときは、主務課においてその旨を合議先の関係課等に通知しなければならない。
第4章 文書の施行及び発送
(文書の記号及び番号)
第28条 発送文書には、別表に定める記号を付し、収発文書管理簿に記載の会計年度による一連番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、事務連絡又は記号を付し「号外」として処理することができる。
第29条 次の各号の文書は、事務局において記号及び番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び訓を公示令達する場合は、管理者名を冠してその種別を付し、番号はその種別ごとに例規番号簿(様式第7号)により暦年による一連番号とすること。
(2) 指令を公示令達する場合は、「指令西置」と記号を付し、番号は指令番号簿(様式第8号)により会計年度による一連番号とすること。
(文書の発信者名等)
第30条 文書の発信者名は、原則として管理者名を用いるものとする。
2 庁内文書の発信者には、職名のみを用いることとし、氏名は記さないものとする。
3 発送文書には、必要に応じ担当課係名、電話番号等及び担当者名を記入するものとする。
(公印)
第31条 発送文書には、西置賜行政組合の公印に関する規程(昭和62年告示第3号)に規定する公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は文書の性質上不要と認められるものについてはこの限りでない。
2 公印の押印を省略する場合は、文書の発信者名の下に「(公印省略)」の表示をしなければならない。
3 公印の管理者は、第1項の規定により公印の使用を承認したときは、決裁文書の所定の欄にその旨を表示しなければならない。
4 発送文書のうち、その施行を確認する必要があるものについては、決裁文書と契印するものとする。
(平29訓令1・一部改正)
(文書の発送)
第32条 文書の発送は、主務課において郵送又は使送等により行うものとする。
第5章 文書の整理保存及び廃棄
(文書保全)
第33条 文書は、常に整理し、必要なときに直ちに利用できるよう保存しておかなければならない。
2 文書の保存に当たつては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。
(保存の単位)
第34条 文書の保存は、課ごとに行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、事務局長が他の保存の単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。
(保存の方法)
第35条 完結文書は、次の各号に定めるところにより保存しなければならない。
(1) 原則として事案の処理が完結した日の属する年度ごと及び事務事案の種別ごとに事案の完結年月日順に整理番号を付し簿冊にまとめること。
(3) 図面類、調査資料等で簿冊として整理できないものは、袋に入れるなどして別に整理すること。
(文書整理)
第36条 前条により整理した完結文書は、主務課の書棚等に収納保管しなければならない。
2 文書取扱主任は、常に未処理文書及び未完結文書を整理区分し、文書の処理経過、保存期間及び認印等について確認しなければならない。
3 文書取扱主任は、保存している簿冊について調査し、課全体の簿冊管理表(様式第11号)及び文書名一覧表を作成し課に備え置くとともに、毎年4月末日までにその写しを事務局長に提出しなければならない。
(保存期間の起算)
第37条 文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日(暦年文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。
(文書の保存期間)
第38条 法令等により別に保存期間について、定めるものを除き、文書の保存期間は次のとおりとする。ただし、必要と認めたときは事務局長の承認を得て保存期間を変更することができる。
(1) 第1類 永年
(2) 第2類 10年
(3) 第3類 5年
(4) 第4類 3年
(5) 第5類 1年
2 第1類(永年保存)に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 組合の基本事項に関する文書 組合の設立、組合規約の変更及び組織の改廃に関するもの
(2) 重要施策に関する文書 主要な施設の建設及び制度的変更を伴う施策に関するもの
(3) 組合の史の資料となる文書 組合の発展過程がわかる資料となるもの
(4) 例規文書 条例、規則、訓令等の例規文書の原議及び原本
(5) 議会関係の文書 提出議案、報告書及び議決書等
(6) 重要な財務に関する文書 組合債の借入償還、財産に関する台帳等、主要な財産の異動等の文書に関するもの
(7) 権利義務に関する文書 訴願、訴訟、異義申立等、財産関係の権利の得失及び主要な賃貸及び私人の権利義務及び身分に関するもの
(8) 職員の任免、賞罰及び履歴等に関する文書
(9) 法令に基づく事務引き継ぎに関する文書
(10) 10年を超えて保存を必要とする文書
3 第2類(10年保存)に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 行政事務の主要施策に関する文書
(2) 行政処分に関する主要な文書
(3) 金銭及び物品の出納に関する重要文書
(4) 重要な統計調査に関する文書
(5) 5年を超えて保存を必要とする文書
4 第3類(5年保存)に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 主な行政事務の執行に関する文書
(2) 行政執行上の基準又は参考となる文書
(3) 金銭物品出納に関する証拠文書 歳入歳出原簿、第2類以外の金銭、物品及び出納に付随するもの
(4) 3年を超えて保存を必要とする文書
5 第4類(3年保存)に属する文書は、次のとおりとする。
(2) その他1年を超えて保存を必要とする文書
6 第5類(1年保存)に属する文書は、次のとおりとする。
(1) 行政執行上の参考となる文書で軽易なもの
(2) 統計表の基礎となつた調査表等
(3) その他1年保存の必要があると認められる文書
(書庫での保存)
第39条 保存期間が満了していない文書のうち当該文書を常時使用しない場合は、書庫で保存することができる。
(保存審査)
第40条 事務局長は、各課の簿冊の編集及び保存の適否等について随時審査し、審査の結果不適当なものがあるときは、主務課長に対し、その修正又は補完を求めることができる。
(保存文書の借覧等)
第41条 保存文書を借覧しようとするときは、当該課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の借覧期間は、5日以内とする。ただし、当該課長の承認を得て借覧期間を延長することができる。
3 借覧した保存文書は、いかなる理由があつても他に転貸し、抜き取り、書き込み、若しくは差替えてはならない。
4 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該課長の許可を受けた場合は、この限りでない。
5 借覧した保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちにその旨を当該課長に届出なければならない。
(文書の廃棄)
第42条 課長は、第36条第3項の文書名一覧表により、保存期間が満了した保存文書は、毎年5月末日までに文書の廃棄を行わなければならない。
2 文書の廃棄は、裁断等適切な方法により行わなければならない。
(平29訓令1・一部改正)
(書庫の管理)
第43条 書庫の管理は、当該文書を保存する課で行う。
2 書庫の中は、常に整理、整とんし、湿気、虫害を防ぐとともに一切の火気を使用してはならない。
附則
1 この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成20年9月24日訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成29年3月23日訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
別表
(平20訓令9・一部改正)
課名 | 記号 |
事務局 | 西置局 |
おいたま荘 | 西置老 |
消防本部総務課 | 西置消総 |
消防本部予防課 | 西置消予 |
消防本部通信指令室 | 西置消通 |
消防署 | 西置消署 |
消防署白鷹分署 | 西置消白 |
消防署飯豊分署 | 西置消飯 |
消防署小国分署 | 西置消小 |
防災センター | 西置防セ |
(平29訓令1・追加)
(平29訓令1・全改)
